Home office a digitalizace mění profesní etiketu

Práce z domova a zrychlený proces digitalizace přinesly v mnoha firmách výrazné změny procesů a způsobů práce a komunikace. Nedostatek dovedností spojených s využíváním nových technologií firmy od počátku řeší intenzivnějšími investicemi do vzdělávání svých pracovníků. Do nabídky kurzů nově zahrnují i zásady digitální etikety a správné online komunikace, která přináší stres třetině pracovníků z domova a jejíž zvládnutí výrazně ovlivňuje efektivitu a produktivitu práce. Vyplývá to z průzkumu asociace ABSL, která na českém trhu sdružuje poskytovatele podnikových a zákaznických služeb.

Pandemie přinesla boom digitalizace mnoha firem. V oboru podnikových služeb například vloni své digitalizační projekty urychlilo plných 53 % center. Nové technologie i skutečnost, že 95 % zaměstnanců oboru pracuje z domova, s sebou vedle nových procesů a způsobů práce a komunikace přináší také nové potřeby a výzvy. „Kromě standardního firemního vzdělávání začaly firmy svým zaměstnancům nabízet i kurzy, které jim mají pomoci efektivně využívat digitální kanály a správně komunikovat v online prostředí. Digitální svět, v němž dnes žijeme, prostupuje i do profesní etikety. Při práci z domova i jednání s obchodními partnery i kolegy si proto musí pracovníci osvojit nová pravidla a zvyky,“ říká Jonathan Appleton, ředitel asociace ABSL.

K hlavním úskalím virtuální komunikace patří zejména chybná interpretace zpráv, která může vést nejen k nepříjemné atmosféře mezi kolegy, ale také ke snížené efektivitě a produktivitě práce. Nepříjemnosti ovšem může přinést i nesprávně zvládnutá komunikace prostřednictvím videohovorů a videokonferencí, které dnes používá téměř každý zaměstnanec pracující z domova. Zvolenou platformu je nutné opravdu dobře ovládat a zároveň je třeba myslet i na správné světlo a prostředí, které kamera snímá. Každý by si měl také uvědomit, že nevypadá zrovna slušně, když kamera zachytí, jak se účastník během hovoru snaží vyřídit email nebo odpovědět na sms. Nezvládnutí těchto základů pak může vést i ke stresovým situacím. Dle nedávného průzkumu společnosti Adaptavist vyjadřuje obavy z pracovní komunikace na digitálních platformách až 38 % respondentů, určitě tomu nepřispívá ani skutečnost, že přibližně polovina pracovníků aktivně používá více než čtyři digitální kanály. Přepínání mezi nimi, jejich neustálá kontrola a změna kontextu mají navíc negativní vliv i na produktivitu práce a schopnost soustředění. „Kurzy, které firmy svým pracovníkům nabízí, dokáží tyto obavy snadno rozptýlit. Poskytují návod na efektivní online komunikaci, představují prověřené postupy a zároveň účastníky učí, jak v rámci home office režimu dodržovat pracovní dobu a určité návyky,“ doporučuje Jonathan Appleton s tím, že čím déle lidé pracují z domácích kanceláří, tím větší mají tendenci být stále na přijmu a online, což se ale u rostoucího počtu lidí postupně stává zdrojem stresu. Je tedy nutné stále připomínat, že celodenní práce u počítače je náročná pro tělo i mysl a pravidelné přestávky a odpočinek mezi virtuálními schůzkami jsou víc než potřeba.

Efektivitu práce pak může ovlivnit také smazávání hranic mezi pracovním a osobním životem a absence přímé sociální interakce. V době pracovní doby se pracovníci často nechají snadno rozptýlit domácími záležitostmi, mimo pracovní dobu zase mívají pokušení pokračovat v rozdělané práci. Ani jedno není ideální. „Z našich dat vyplývá, že mimo pracovní dobu vypíná notifikace na počítači či telefonu pouze necelá polovina lidí. Osobně doporučuji tato oznámení mimo práci vypínat, a mít tak nerušený prostor pro svůj soukromý život,“ říká Jonathan Appleton a dodává, že některé komunikační kanály a sociální platformy jsou navíc pracovníky hojně využívány jak k pracovní, tak i k soukromé konverzaci, což oddělení těchto hranic výrazně ztěžuje. I těmto aspektům se nová školení firem věnují.

Nové oblasti školení, které centra podnikových služeb zavádí, se promítly i do růstu času stráveného firemními vzdělávacími aktivitami. Meziročně jde o růst o 21 %. Formy jsou přitom často velmi inovativní. Například společnost Deutsche Telecom Services Europe CZ se zapojila do interního programu Digital Champion, v rámci nějž si vybraní zaměstnanci osvojili nové metody práce a naučili se pracovat se všemi digitálními nástroji, které se ve firmě používají. Následně tito „šampioni“ měli za úkol své dovednosti předat svým kolegům. Vedle toho firma rozšířila svůj katalog online vzdělávacích programů i o kurzy zaměřené na psychickou pohodu a odolnost, zvládání stresu či organizaci práci při práci z domova nazvaný trefně Rodina a děti pod jednou střechou.